En la actualidad, el manejo de información comercial a través de plataformas como WhatsApp se ha convertido en una práctica absolutamente necesaria para muchas empresas. Sin embargo, esta dependencia de los teléfonos personales de ejecutivos puede poner en riesgo la continuidad de las relaciones con los clientes. Matías Concha, CEO de IMPULSA Suite, enfatiza que cuando un vendedor abandona la organización, el acceso a cotizaciones, acuerdos y conversaciones previas puede verse comprometido, lo que dificulta no solo la continuidad de las ventas, sino también el seguimiento de compromisos adquiridos previamente con los clientes. Este escenario se vuelve aún más crítico en tiempos donde el uso de herramientas tecnológicas debe estar alineado con regulaciones de protección de datos que comienzan a regir en el país.
La Ley 21.719 de Protección de Datos Personales, que entrará en vigencia en diciembre de 2026, traerá consigo nuevas exigencias para el manejo de información, lo que hace imprescindible que las empresas modernicen sus prácticas comerciales. Aunque utilizar dispositivos personales para gestionar conversaciones no constituye una infracción directa, la falta de controles rigurosos expone a las organizaciones a un manejo ineficiente y poco seguro de los datos de sus clientes. Las empresas que aún dependen únicamente del uso de celulares personales para atender a sus clientes pueden enfrentar riesgos significativos al momento de cumplir con estas regulaciones.
Concha propone tres medidas clave para mitigar los riesgos asociados a la gestión dispersa de información. En primer lugar, la centralización de las conversaciones comerciales es esencial; implementar un CRM que integre el uso de WhatsApp corporativo permite que todos los miembros del equipo tengan acceso a la historia de interacciones con cada cliente. De este modo, la empresa logra no solo asegurar la información, sino mantener la trazabilidad de las oportunidades comerciales, un paso crucial para consolidar relaciones a largo plazo.
Otra recomendación del CEO es la utilización de herramientas multiagente que faciliten la continuidad de la atención a los clientes. Con el uso de sistemas que permiten distribuir las conversaciones y poder reasignar clientes al cambiar de ejecutivo, las empresas pueden asegurarse de que no se pierda el hilo de los compromisos previos. Así, incluso cuando el personal cambia, la atención y el seguimiento permanecen inalterados, evitando interrupciones en el servicio que podrían resultar perjudiciales para la relación comercial.
Finalmente, establecer controles precisos sobre el acceso y manejo de la información es un elemento vital para cualquier estrategia comercial en el entorno actual. Definir claramente los permisos, responsabilidades y procedimientos ayuda a mantener la integridad de los datos y a facilitar una gestión ordenada de las interacciones con los clientes. Al adoptar una plataforma como la de IMPULSA Suite, que integra WhatsApp API con un CRM versátil, las empresas pueden asegurar que la información fluya eficientemente y no dependa de un solo individuo, garantizando la continuidad y crecimiento de sus operaciones.
